Ejecución, monitoreo y control de proyectos (MIA-PMI)

Hola a todos.

Vamos a utilizar la plataforma de Open Innovation Garage para discutir el proceso de ejecución, monitoreo y control. Esta es la actividad que llevaremos a cabo.

Primero, analizar los videos que se encuentran en las ligas que a continuación se listan:




Por supuesto que, si sienten curiosidad, pueden explorar algunos de los videos sugeridos que están junto con estos, hay una biblioteca bastante interesante.

Segundo, haremos un debate en la plataforma Open Innovation Garage a la que están cordialmente invitados. En el servicio de “Community” he creado un foro que se llama “Ejecución, Monitoreo y Control (MIA-PMI). A este foro pueden entrar desde el home de la plataforma: www.openinnovationgarage.com y buscar el servicio “communty”. Una vez estén en la comunidad, pueden buscar el foro… o mejor, le dan click a esta liga:

Liga al foro

Para participar es necesario que des de alta una cuenta:

El foro es abierto a la participación de ustedes, sus profesores, u otros expertos que deseen participar seriamente. La mecánica será la siguiente.
Una vez analizados los videos, desarrolle una opinión documentada acerca de:

  1. ¿Cuál es el rol de los planes de gestión en las actividades de ejecución, monitoreo y control? Tip: recuerden el viaje a Vallarta y los diferentes niveles de planeación
  2. ¿En qué momento y por qué se diseñan los indicadores de monitoreo?
  3. Ejemplifique una acción de monitoreo y una de control (asociadas) en alguna situación de su proyecto, por ejemplo: costos, recursos humanos, calendario, alcance.
    Para subir tu opinión utiliza el botón “responder” del post principal del foro:

Tercero, una vez que usted haya posteado su opinión, deberá revisar, preguntar o comentar al menos dos opiniones de sus compañeros. Si a usted le hacen preguntas en su post, deberá responderlas. Para preguntar a sus compañeros, utilice el botón “responder” que corresponde al post en el que desea participar.

Yo estaré revisando y participando también. Adjunto les dejo también una tabla para identificar acciones de monitoreo y control (Tabla 1), no es necesario que la entreguen pero puede serles de utilidad.

La plataforma y sus foros están a su disposición en caso de que deseen utilizarla para más propósitos, solo pónganse en contacto conmigo.

La fecha límite para cumplir esta tarea es el Viernes próximo.
Saludos!

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  1. Creo que una forma útil y sencilla de verlo es como unas herramientas y conceptos que nos ayudan a identificar, como Project Managers, en qué momento de la ejecución de un plan (monitoreo) hay que tomar alguna acción correctiva (medidas de control).
    Dependerá de la naturaleza de cada proyecto qué tipo de ‘focos’ sean los que llamen a una acción correctiva. Considero que, como project manager, es importantísimo tener claro qué indicadores en el momento del monitoreo nos dirán esto, ya que, de otro modo, podríamos definir indicadores que resulten no reflejar el problema que está sucediendo adecuadamente, y que las acciones llevadas acabo terminen no siendo lo que la situación necesitaba.

  2. Se definen en la etapa de planeación del proyecto, en la Declaración de Trabajo (SOW por sus siglas en inglés). Surgen al especificar: qué se va a hacer, las metas y objetivos, hitos o momentos cruciales, y medidas de éxito. Se diseñan ya que, teniendo claro cuáles son estos componentes en nuestro proyecto, podemos observar que se vayan cumpliendo a lo largo de su implementación, es decir, llevando a cabo el monitoreo y control del mismo.

  3. Proyecto: Diseño de sistema para recolección de costos de producción de berries.
    Acción de monitoreo: Asegurar que todos los conceptos que conforman el costo estén siendo incluídos a lo largo del diseño del formulario. Esto no pasará en un sólo momento ya que habrá diferentes formas de calcularlos, por lo cual será una tarea de que requerirá constante monitoreo. Esto está relacionado al alcance.
    Acción de control: En caso de identificar que un concepto no fue diseñado/incluido en su tiempo debido, se deberá tomar la decisión de si vale la pena incluírlo y atrasar el entregable del proyecto, o si es mejor omitirlo. En este punto, habría que valorar qué tan relevante es para el costo total el concepto de costo en cuestión. Esto nos daría la pauta para decidir si omitirlo en este entregable, o atrasar la entrega del proyecto por incluirlo.

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Hola buen dia a todos

1.- Dentro de la iniciación del proyecto se definen los roles para las actividades de ejecución, monitoreo y control, entre otras mas, ¿Quien el responsable de este rol? Project Manager quien es el encargado del proyecto. ¿Como se le denomina a este rol? “management rol” y es una de las piezas claves para el éxito de un proyecto.

2.- Los indicadores de monitoreo se llevan acabo durante la ejecución del proyecto, y son diseñados con la finalidad de tener la certeza que el proyecto se esta realizando en el tiempo y con la calidad que esta especificada en los requerimientos del cliente.

3.- El proyecto de control de ordenes de trabajo ( Para PEFNA ) creo que es vital el monitoreo en dos aspectos básicos dentro de la revisión del los requerimientos y el tiempo de entrega, se tiene planeado 6 semanas para el termino del proyecto en los cuales se establecerán 4 puntos de monitoreo y control después de la segunda semana para asegurar la fecha compromiso.

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Hola Mario

¿ Porque depende de la naturaleza del proyecto la accion correctiva? ¿No dependería del punto de monitoreo y control especificado?

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  1. ¿Cuál es el rol de los planes de gestión en las actividades de ejecución, monitoreo y control? Tip: recuerden el viaje a Vallarta y los diferentes niveles de planeación

Los planes de gestión deberán ir alineados de acuerdo con las metas y al alcance del proyecto, contemplando en este último las necesidades tales como: calidad, costos y tiempos del proyecto. Es importante llevar un seguimiento periódico de actividades durante la ejecución del proyecto de acuerdo con el programa, es necesario asignar métricas que ayuden a que el proyecto permanezca en constante monitoreo y dentro de los rangos establecidos. Es importante contar con un plan de recuperación del proyecto como medida emergente ante situaciones que alteren el rumbo del proyecto, considerando en el tres principales puntos: a) Incrementar recursos, es decir, incrementar presupuesto, b) Disminuir los entregables o c) Incrementar el periodo del proyecto

  1. ¿En qué momento y por qué se diseñan los indicadores de monitoreo?

Los indicadores de monitoreo se diseñan en la etapa de planificación y se aplican principalmente para, visualizar el porcentaje de avance del proyecto, buscar el cumplimiento de fechas de entrega acordadas en las distintas etapas del proyecto, mantener la calidad en la ejecución del proyecto, monitorear que el presupuesto se mantenga dentro del rango preestablecido y también para monitorear factores externos que puedan alterar el proyecto. El Project Manager juega el rol principal en el seguimiento del proyecto, deberá continuamente realizar juntas, aportaciones y levantamiento de reportes de los resultados de las tareas para que, con base en eso, tomar decisiones que ayuden a cumplir en tiempo con los entregables.

  1. Ejemplifique una acción de monitoreo y una de control (asociadas) en alguna situación de su proyecto, por ejemplo: costos, recursos humanos, calendario, alcance.
    Para subir tu opinión utiliza el botón “responder” del post principal del foro:

En el proyecto de automatización de Granja de Impresoras 3D.

Acción de Monitoreo: Debido a que, la demanda de pedidos (Protectores de Celular) para la empresa Karbono está incrementando muy rápidamente, es necesario que los entregables del proyecto se cumplan en tiempo en cada etapa del proyecto, para evitar retraso se colocará un semáforo para monitorear las etapas del proyecto en función del tiempo de finalización.

Acción de Control: Si se detecta que las etapas del proyecto pueden prolongarse más de lo acordado (semáforo en amarillo), se optará por asignar más recursos a la ejecución del proyecto para terminar antes que el semáforo llegue a rojo.

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Un plan de gestión es un conjunto de elementos diseñados para administrar el adecuado seguimiento del las metas y objetivos acordados en el “Statement of Work (SoW)”.

> Incluye los métodos convencionales de hacer diversas cosas (...) y el marco general, filosófico e intelectual en el que estos métodos operan. Ver fuente

Su función es por ende proporcionar tanto guía para llevar acabo todas las actividades que comprendan las fases (ejecución, monitoreo y control); así como un registro de las incidencias relevantes producto de contratiempos o áreas de mejora; las acciones tomadas y los resultados obtenidos. En su rol de marco de referencia, un plan de gestión claridad en las metas y objetivos para todos los involucrados; indicadores de monitoreo para identificar el estado de cada actividad y permitir la implementación de acciones consecuentes tanto de progreso como de control con su respectiva documentación respecto a roles y responsabilidades dentro del grupo de trabajo.

Dentro del ciclo de vida de un proyecto, en el plan de proyecto se determinan los Indicadores de Monitoreo (Key Performance Indicators o KPI’s por sus siglas en inglés) que se utilizan para establecer en base a qué se determinará el estado del proyecto en determinado momento para que el Gestor de Proyecto (y todos los involucrados) tengan una noción clara debido a la cual el proyecto pudiera entrar en una fase para tomar acción correctiva (en caso de que el Indicador sea negativo) o ser considerado como dentro de las expectativas.

En el sitio Clearpoint Strategy mencionan cuatro categorías para los indicadores de monitoreo:

  • Timeliness (Dentro de los tiempos especificados)
  • Budget (Presupuesto, se refiere a mantenerse dentro del presupuesto inicial)
  • Quality (Calidad, qué tan bien se desempeña el proyecto)
  • Effectiveness (Efectividad, uso efectivo del tiempo, dinero, recursos)

Para mi proyecto, dónde debo coordinar a diferentes equipos y evaluar sus acciones respecto a una lógica de negocio puedo poner como ejemplo el análisis de costos que se realiza comparando los costos en sistema de la impresora a ser reemplazada (predecesor) contra los costos en sistema del Nuevo modelo (New Product Introduction o NPI por sus siglas en inglés); si se sabe que el NPI cuenta con características que elevarán su costo de producción (por ejemplo, una pantalla táctil a color que el predecesor no tenía) se espera que el costo material del número de parte de Hardware de la impresora sea considerablemente mas alto; mientras que si los cambios entre modelos son mínimos, que el costo no se eleve demasiado.
Si se detecta que la diferencia de costo está desproporcionada se debe:

  • Realizar una extracción de información de los costos para el predecesor y el NPI para todos los países de la región
  • Identificar los países dónde se demuestre que existen costos incongruentes
  • Comunicar los hallazgos con el responsable de finanzas (quién sube la información de costos)
  • Marcar el NPI en rojo, lo que indica que no puede ser habilitado aún para su venta en el sistema
  • Esperar la corrección en el sistema de los costos (o una explicación que respalde los datos actuales)
  • Extraer los nuevos costos una vez que se hayan corregido (o documentar la explicación por parte de finanzas)
  • Continuar con el análisis de todos los números de parte de la solución de impresión. :nerd_face:

Hola
Me parece que quisiste decir que los indicadores de monitoreo se usan durante la ejecución pero éstos realmente se definen en la etapa previa precisamente para definir qué acciones se habrán de tomar dependiendo el estado del indicador, ¡saludos! :slight_smile:

Hola Yelsin
Me gustó tu idea del semáforo, es muy similar a lo que utilizo yo con las impresoras para comunicar qué tan cerca estamos de poder habilitarlas para su venta.

Hola Eduardo, gracias por tu comentario.

Mi comentario se refiere a los indicadores, no a la acción correctiva en si. Es decir, el tipo de indicadores que usemos y la utilidad de los mismos dependerá de la naturaleza del proyecto y de su alcance (por ejemplo, si estoy haciendo un proyecto de recolección de costos, no me interesa monitorear indicadores de movimientos de almacén).

Hola Eduardo,

¿Podrías comentarnos sobre un ejemplo de algún entregable del proyecto que comentas?

1. ¿Cuál es el rol de los planes de gestión en las actividades de ejecución, monitoreo y control?
Básicamente la función es asegurarse que cada una de las tareas se esté realizando de tal manera que cumpla con el plan del proyecto.
Para esto debe existir una serie de pasos que se deben seguir a lo largo del desarrollo del proyecto de forma cíclica, que ayuden a evaluar cómo se están realizando cada una de las tareas, por si es necesario hacer alguna corrección o cambio, esto no se salga del plan del proyecto o en su defecto que tenga el menor impacto.

2. ¿En qué momento y por qué se diseñan los indicadores de monitoreo?
Estos se diseñan una vez que se ha definido claramente el plan del proyecto, ya que hasta entonces es cuando se debe tener el mapa completo de lo que se tiene que hacer, de tal manera que sea más sencillo analizar cuáles son los puntos más importantes que se deben rastrear, cómo se deben evaluar y cada cuando se les debe dar seguimiento. La etapa del ciclo de vida del proyecto donde se llevan a cabo es en la ejecución del proyecto.

3. Ejemplifique una acción de monitoreo y una de control (asociadas) en alguna situación de su proyecto.
Como resumen, mi proyecto es la implementación y adecuación de un sistema de reembolso de gastos de empleados.
Para mi proyecto, tengo experiencia que la cultura de mi cliente es salirse del alcance del proyecto, inclusive puedo garantizar que será un punto conflictivo el entregable contra lo solicitado.
Dicho esto, es que el monitoreo más crítico debe estar enfocado en cuál será el alcance del proyecto, ya que, dada la flexibilidad de la herramienta y la limitación de los recursos, es probable que el cliente tienda a considerar defectos aquellos requerimientos que no estén dentro del alcance.
Una acción de monitoreo será garantizar que la información tributaria ingresada desde el origen, viaje correctamente a través del flujo y llegue hasta cada uno de los destinos. Por motivos de costos, no es objetivo de la herramienta validar si el dato es correcto, ya que eso lo realizará una persona cuyo rol ya está definido.
Dada la experiencia en la cultura de la empresa, una acción de control será extender el calendario siempre y cuando algún contratiempo esté relacionado con un entregable tributario.

  1. ¿Cuál es el rol de los planes de gestión en las actividades de ejecución, monitoreo y control? Tip: recuerden el viaje a Vallarta y los diferentes niveles de planeación
    Los roles de los planes de gestión, son un manual para seguir durante de ejecución del proyecto, considerando los distintos aspectos del proyecto como son el alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, riesgos, políticas generales del proyecto y cambios, se pueden considerar varios niveles de complejidad o profundidad, desde solo definir las tareas a ejecutar, hasta las alternativas o acciones a ejecutar con cualquier desviación del plan, un buen Project Manager será capaz de identificar y corregir estos cambios durante el proyecto con un plan de gestión mas robusto.

  2. ¿En qué momento y por qué se diseñan los indicadores de monitoreo?
    Cuando se hace el análisis de riesgos es necesario diseñar los indicadores de monitoreo, ya que estos, aportaran información muy valiosa y es fundamental tener “fotografías” del proyecto durante toda la duración de este, identificar el progreso o retraso del proyecto del trabajo realizado contra el trabajo planeado nos ayuda a identificar momentos críticos, aquellas tareas sensitivas que pueden tener un peso muy grande en el proyecto y que cualquier desviación en tiempo o calidad tendría un impacto muy grande para los objetivos del proyecto.
    Características importantes para el monitoreo son:
    o % Tareas Completada
    o Fechas de revisión y entregables
    o Calidad
    o Presupuesto
    o Dependencias externas

  3. Ejemplifique una acción de monitoreo y una de control (asociadas) en alguna situación de su proyecto, por ejemplo: costos, recursos humanos, calendario, alcance.
    Durante la implementación de mi proyecto, podría darse el caso de que un caso de uso es más complejo de lo que originalmente se planeo y que esa tarea estaría asociada a un desarrollador junior, por lo cual, al identificar el riesgo de retraso de esta actividad, se toma la decisión de asignar al desarrollador senior, esto genera un impacto en el presupuesto, ya que se tenia considerad un costo menor de implementación, y probablemente impacte en el tiempo, ya que al solo tener un desarrollador senior, se tendría que atrasar un poco las tareas que ya tenia asignadas, a menos que se consideren horas extras y el desarrollador senior este dispuesto a trabajar mas tiempo, con tal de cumplir los tiempos originales planeados.

No me queda claro por que no estaría bien definido el alcance con el cliente…; no tener acotado, documentado y aceptado por parte del cliente el alcance del proyecto podría considerarse una desviación de buenas prácticas de project management.

¿Que harías si tu proyecto se empieza a salir de control, el plan se empieza a retrasar y dentro de tus planes de gestión no tienes identificado ninguna acción concreta a lo que esta generando las desviaciones?

Entiendo que las impresoras pueden imprimir distintos productos, como mencionas los Protectores de Celular, tengo la duda si dentro de tu proyecto está considerado el tipo de producto a fabricar o si te es indiferente, ya que podría ser que dependiendo del producto a fabricar pudieran requerirse algo adicional, tal como menciona Devin Deen de projectmanager.com en el tema de las Dependencias Externas.

Concuerdo en que si está acotado, documentado y aceptado, no debería haber problemas con el alcance. Sin embargo, creo que no hay que ser 100% cuadradros en batear al cliente por querer salirse de lo firmado. Considero que si algun requerimiento adicional puede cubrirse sin que impacte de manera significativa, se debe hacer, es una flexbilidad que juego a mi favor para dar ese pequeño extra a los clientes. Pero si vale la pena revisar que nos dicen las Best Practices.

Si entendí bien, en tu proyecto se hace una especie de implementación, luego se analiza el costo y con base en eso se toman acciones, algo así como ir corrigiendo en el camino, ¿has considerado si haciendo una especie de análisis financiero pudiera disminuir la correción de costos en operación?

@Reymon
Los costos de operación son uno de los objetivos a evitar al 100%: a la empresa le cuesta mucho no tener listas las impresoras para su venta en la fecha prometida.
El objetivo principal del proyecto es asegurar que en el sistema las impresoras estén configuradas correctamente (y esto no es solo en cuánto al sistema, si no que reflejen los precios y costos, márgenes objetivo, países y tipo de oferta entre otros) y con una fecha objetivo para asegurar que estén disponibles para su venta en la fecha oficial.
El impacto financiero golpearía el proyecto si por cualquiera de los factores de los que depende calificar la(s) impresora(s) como configuradas correctamente al 100% (errores o falta de información de cualquiera de las dependencias), la habilitación de las impresoras no se cumple para la fecha oficial; puesto que impacta los forecast de varios países. Gracias por tu input.

Hola
Se me ocurre que en vez de estar propensos a que llegue un caso demasiado complicado; como medida para evitar gastos, los desarrolladores de mas bajo nivel fueran previamente capacitados para identificar qué tipo de información o tareas “sencillas” pueden generalmente tener los casos difíciles para utilizar su tiempo de recurso en documentar y facilitar lo más posible la tarea del Senior y de esta forma tener un poco mas de control en el impacto del costo por la escalación. ¿Qué te parece?

Memo,

Debido a que en la situación hipotética que planteas no hay ningún tipo de plan, la acción sería identificar y medir el riesgo y, en caso de que no haya una acción concreta para mitigar o evadir este riesgo, reuniría un comité de personas con diferentes perspectivas y experiencia para asesorarme en cuanto a las medidas que se pueden tomar.